Det här var den avslutande träffen av tre digitala föreningsledarträffar som under senaste veckan ersatt den ordinarie Föreningsledarkonferensen.

Delvis avhandlades liknande punkter som under tidigare ordförandeträff och ungdomsledarträff men också en hel del arrangemangsspecifikt. Nedan följer en rapport från träffen.

Verksamhetsledaren på Västergötlands Orienteringsförbund (VOF), Magnus Sundmark, inledde kvällen med korta tips om inställningar i det mötesprogram (zoom) som användes och gick snabbt igenom agendan för kvällen.

Rapport från SOFTs tävlingskonferens
Uno Magnusson från VOFs tävlingskommitté och IF Hagen, Skövde, deltog på Svenska orienteringsförbundets tävlingskonferens som hölls digitalt den 14 november och berättade vad som där framkom.
Det konstaterades att 2020 varit, och är ett mycket märkligt år. Sedan i mars har vi levt med och hanterat olika typer av råd, restriktioner och anvisningar, vilket så klart påverkat möjligheterna att driva verksamhet och genomföra arrangemang. Många tävlingar har tvingats ställas in samtidigt som det under hösten gått att genomföra coronaanpassade arrangemang. På nationell nivå har åtminstone ett antal SM-tävlingar avklarats trots förutsättningarna. På nationell har man även sett ett stort lyft för Naturpasset och Hittaut samt en markant ökning av närtävlingar i Eventor.

Bland sådant som deltagarna vid konferensen upplevt som positivt under coronapandemin uppgavs
- Anmälan i startgrupper(lottade, ej lottade)-50 startande/tid
- Flera starter och mål i olika områden
- En tävling under två dagar
- Ingen dusch, marka, resultat, barnpassning på tävling
- Mindre mängd funktionärer
- Veckans Bana (närtävling, skriva ut karta själv)
- Liveresultat på corona-anpassade tävlingar
- Ny tävlingsnivå ! enklare distriktsarrangemang

SOFT berättade även om en del intressanta nyheter. I Eventor finns det nu nya rapporter för distrikten, det går att ange max antal deltagare per tävling och det ska gå att anmälan direkt i startgrupp. Även Omaps har uppdaterats med flera nya funktioner och här ligger nu över 2000 kartor. Gällande det tävlingsadministrativa systemet OLA är en ny version aktuell med uppdaterat användargränssnitt och totalt 47 nya funktioner och förbättringar.

Till det uppskjutna förbundsmötet, som inte genomfördes i sin helhet i våras och som nu verkar kunna bli av först i mars/april 2021, ligger det fortfarande ett par intressanta motioner för behandling. Två av dessa är dels ett förslag som ska reglera åldersbundna klasser i samband med mästerskap och dels ett mer omdebatterat förslag som rör likvärdigt tävlingsupplägg. Det sistnämnda kommer påverka flertalet större arrangemang i framtiden, t ex 25-manna och 10Mila och i Västergötland är det främst U10mila som behöver se över hur det här, om/när det införs, påverkar arrangemanget. Även övriga arrangörer behöver ha koll på det här så klart.

Under tävlingskonferensen diskuterades även framtida utveckling i spåren av Coronapandemin. Bland annat pratades det om format för enklare arrangemang, format för veckans bana och vidare utveckling och anpassning i Eventor.
Här finns dokumentationen från SOFTs tävlingskonferens.

Coronaåret i Västergötland
Andra ämnet på agendan för kvällen, redogjordes av Magnus Sundmark och gällde VOFs halvår med Coronapandemin. VOF upplevde en hektisk första tid under mars och april då i princip all verksamhet ställdes in eller sköts upp. Av planerade träningsdagar, Västgötatrupp, Ungoteket blev det inget genomfört och alla tävlingar ställdes in. Först fram i maj såg det lite ljusare ut och Ungoteketträffen genomfördes digitalt, Västgötatruppen fick en ny plan med träningsdagar under sommaren och i juni kom lättnader gällande tävlande. 10 juli kom SOFT ut med nya anvisningar för att arrangera coronaanpassade arrangemang och efter en del mindre arrangemang under slutet av sommaren arrangerade OK Klyftamo årets första västgötatävling den 15/8. Sedan följde en höst med möjlighet till tävling nästan varje helg fram till den 29/10 då hårdare restriktioner åter igen infördes vilket medförde att t ex O-Event fick kasta in handduken. Sedan 24/11 har vi även en strikt regel om max 8 personer för sammankomster att efterleva.
Parallellt med begränsningar kring verksamhet både för förening, förbund och arrangemang har året också handlat mycket om ekonomi och parerandet av uteblivna intäkter, sänka kostnader och söka tillgängliga stöd.
Både VOFs styrelse och tävlingskommitté har haft flertalet extrainsatta möten under perioden och framförallt för tävlingskommittén har den rådande situationen medfört ett digert arbete för att justera program, flytta/ställa in tävlingar mm.
VOF har kontinuerligt arbetat för att löpande informera föreningarna om rådande regler, råd och restriktioner. De främsta kanalerna har varit förbundets hemsida, nyhetsbrev och sociala medier men också genom särskilda utskick till arrangemangsansvariga.

Arrangemang 2020
Under året har inte någon tävling kunnat genomföras som planerat. De allra flesta har ställts in medan 15 stycken kunnat genomföras coronaanpassat under hösten. Sett till statistiken för året så är det inga siffror som är jämförbara med tidigare år. Det "fattas" totalt ca 30 000 starter och av dessa ca 12 000 starter av västgötar vid distriktets arrangemang jämfört med ett normalår. Även om det sprungits en del på närtävlingar och veckans banor ser man nästan en halvering av antalet närtävlingar och deltagare på dessa i Eventor, mot föregående år.
Alla DM tävlingar ställdes in under 2020 vilket medfört att ett nytt långtidsprogram för DM tävlingar tagits fram och finns tillgängligt på VOFs hemsida.
Men summerat statistiken från året vill förbundet ändå inte nedslås. Det är en exceptionell tid och förhoppning och ambition finns om att orienteringssporten och Västergötland ska komma starkare ur pandemin när den väl släpper greppet om samhället. Ev. effekter kommer vi kunna blicka tillbaka på först om ett antal år, nu gäller det att jobba på med de förutsättningar som ges.

Erfarenhetsutbyte
Det största passet under kvällen, vilket i många avseenden också kan upplevas som det viktigaste, utgjordes av erfarenhetsutbyte. Under ledning av Magnus Södervall, ledamot i VOFs styrelse och hemmahörande i IK Gandvik, Skara, gavs drygt 20 minuter där deltagarna delades in i fyra mindre grupper och fick med stöd av ett par basfrågor diskutera situationen i sina föreningar och upplevelser av pandemitiden.
Flertalet föreningar har upplevt ett uppsving gällande Naturpasset, Hittaut och veckans bana och har kunnat genomföra ungdomsverksamhet ganska opåverkat. Flera har upplevt positiva inslag i formatet för coronaanpassade arrangemang så som, att få välja starttid, att det behövs färre funktionärer, att det går att arrangera bra tävlingar med enklare insatser. Samtidigt finns det en avsaknad av de sociala sammanhang som både deltagande på och arrangerandet av "normala" tävlingar innebär.
En sammanställning av det som antecknades under erfarenhetsutbytet finns här, och ger mycket mer input än det ovan, kort, beskrivna.

Arrangemang 2021 och framåt
Efter erfarenhetsutbytet höll Magnus Sundmark återigen i taktpinnen. Han berättade att tävlingsprogrammet för 2021 är klart och ser bra och digert ut. 55 tävlingar är planerade i distriktet 2021 vilket är helt i linje med vad som är brukligt. VOF planerar för att genomföra Västgötatoppen i vanlig ordning och det berör alla DM-arrangörer samt ytterligare tre arrangörer på våren.
Magnus påminde även om att det inför 2020 infördes en ny klassindelning som delvis också påverkar vilka kartskalor som ska användas för olika klasser vid olika distanser. Detta har ju inte hlet och fullt kommit i bruk under 2020 men bör alltså komma på plats under 2021.

Flera "lyft" på gång
Vidare presenterade Magnus Sundmark ett arbete som VOF står i begrepp med att få på plats. Det handlar om tre "lyft".
Föreningslyftet, som i huvudsak är en process för föreningsutveckling.
Ledarlyftet, där ungdomsledare under utbildningshelgen erbjuds ett utbildningspaket med syfte att bredda kompetensen i föreningar som önskar det. I Ledarlyftet ligger också en ny introduktionsutbildning för tränare som ska etableras under 2021.
Medlemslyftet, som innebär ökat fokus och nyttjande av befintliga koncept, såsom Ungoteket och Stjärnkampen, och motionsprodukterna Hittaut, Naturpasset och Motionsorientering.
Magnus berättade även om att VOF tilldelats nya projektmedel för att utveckla och lansera ett mycket enkelt "ready-to-go-koncept" för vanliga nybörjarkurser från grön till gul nivå. Ett arbete som ska komma på plats under första halvåret 2021.
Här finns stora förhoppningar om att både ledarlyftet och det nya konceptet för nybörjarkurser ska kunna bidra till att föreningarna kan möte upp den ökade efterfrågan av orientering som upplevts under 2020.
Det finns också planer för ett "Arrangemangslyft" men det ligger lite längre fram i tiden, dels för att det är ett ganska stort arbete och dels att det troligen sker en del utveckling och förändring inom arrangemang till följd av pandemin.

Orientering.se
Magnus slog också ett slag för webbsidan Orientering.se och att föreningarna kan försöka utnyttja den och dess innehåll för att styra sällanorienterare och nya orienterare/medlemmar till sidan.
Där finns flera mycket nyttiga sidor. Där finns t ex "Så fungerar orientering" och en kartfunktion för att "Hitta orientering". Där finns även alla motionsprodukterna Hittaut, Naturpasset och Motionsorientering.
Notera även att föreningen i Eventor kan lägga upp ev. nybörjarkurser som också kan hittas i kartfunktionen på orienteirng.se.

Kommunikation
Under sista punkten på agendan tydliggjordes kort hur VOF kommunicerar. All egenproducerad information läggs på hemsidan och sprids sedan därifrån via förbundets kanaler i sociala medier, Facebook, Twitter och Instagram. Förbundet använder också, i vissa fall, direktutskick via e-post, samt nyttjar olika möten och sammankomster för att sprida information.
Föreningarna uppmanades att vara noga med kommunikation och information till både befintliga och nyare medlemmar.

Summering och avslutning
VOF meddelade att det är förberett för en fysisk Utbildningshelg i Vara den 6-7/2 och att VOFs årsmöte planeras till den 10/3.
Datum för vårens arrangemangsträffar är preliminärt 1/3 och 3/3.
Datum för att ansöka om tävlingar 2022 är satt till 31/3.

Powerpointpresentation från träffen finns här.

Summerat av artikelskribenten:
- Det var en intensiv kväll. Kändes lite kort och att fler möjligen hade än mer att dryfta. Nu laddar vi för ett bättre 2021, bara möjligheterna ges!

I förbundets serie om tre föreningsledarträffar är nu alla genomförda.
Rapport från Ordförandeträffen 25/11 finns här.
Rapport från Ungdomsledaträffen 30/11 finns här.